Enligt undersökningar så saknar över hälften av svenska möten syften och mål. För många och ineffektiva möten är en vanlig orsak till frustration bland medarbetare och chefer. Det är inte ovanligt att man inte förstår varför man är kallad till ett möte och vad man förväntas bidra med.

Hur ser möten ut hos er? Fundera på hur mycket tid du och dina kollegor lägger i möten och om det känns effektivt.

Bra möten har god struktur, fysisk miljö och ett syfte och mål som alla mötesdeltagare förstår och känner sig delaktiga i.

Några snabba tips för effektivare möten.

• Vad tydlig redan i kallelsen med mötets syfte.
• Välj dina deltagare med omsorg.
• Ge deltagarna förutsättningar för att förbereda sig, skicka ut dagordning och ev bakgrundsinfo i god tid innan mötet.
• Sätt ramar för mötets utformning. Har mötet en mötesledare eller är respektive deltagare ansvarig för sin punkt? Behöver det föras protokoll, vem gör det? Fika, pauser och användandet av  mobiltelefoner är också bra att planera och informera om.

Några av punkterna kan kännas självklara i text men kan i perioder kännas svåra att få till i vardagen, då är det viktigt att ni hjälps åt på er arbetsplats. Tillsammans skapar ni bättre möten.

Något som också visat sig höja nivån och energin på möten är att använda sig av ”incheckning” och ”utcheckning”. En incheckning kan vara att man inleder mötet med att alla deltagare får säga några korta ord om hur deras dag har varit och ”vad dom har med sig in i mötet”.

Som utcheckning kan man på ett kort och tydligt sätt gå igenom 1. Vad som har beslutats på mötet och 2. Hur vi går vidare. Man kan också på samma sätt som vid incheckningen låta alla deltagare säga några ord om vad dom tyckte om mötet och om det fanns några personliga höjdpunkter.